Zpracovatelská smlouva (DPA)

1. Strany

Správce: pilot nebo firma, která používá účet Pilotio a vkládá do něj údaje svých pasažérů („Správce").

Zpracovatel: Michal Stuchlík, fyzická osoba podnikající (OSVČ), IČO 03868427, se sídlem Skřečoňská 1334, 735 53 Dolní Lutyně, Česká republika, provozovatel Pilotia („Zpracovatel").

2. Předmět a doba zpracování

Předmětem je zpracování osobních údajů pasažérů Správce prostřednictvím rezervačního a provozního softwaru Pilotio. Zpracování trvá po dobu platnosti účtu Správce u Pilotia a končí ukončením účtu, s výhradou čl. 11 (vrácení a výmaz).

3. Povaha a účel zpracování

Povahou zpracování je hostování, ukládání, zobrazování a technické zpracování dat v rámci SaaS platformy. Účelem je umožnit Správci přijímat, spravovat a vyřizovat rezervace tandemových letů, vést evidenci klientů a komunikovat s pasažéry v rozsahu funkcí Pilotia (např. přístupový odkaz k rezervaci, prodloužení voucheru).

4. Kategorie subjektů údajů

• pasažéři a jiní účastníci letu, jejichž údaje Správce do Pilotia vloží.

5. Kategorie osobních údajů

• identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, e-mail, telefon),
• údaje potřebné pro let (hmotnost),
• údaje o rezervaci (nabídka, termín, startoviště, stav, historie, voucher, stav platby a kód voucheru u firemních rezervací),
• potvrzení požadovaných prohlášení (vč. závazného potvrzení rezervace u firemních rezervací) a jejich verze, časové razítko a IP adresa jako důkaz potvrzení,
• případná poznámka Správce k pasažérovi zadaná v aplikaci.

Pilotio není navrženo tak, aby vyžadovalo nebo zpracovávalo zvláštní kategorie údajů (např. diagnózy, léky, zdravotní historii) — rezervační formulář se na ně neptá. Rezervace potvrzené podle znění souhlasu do verze v1 mohly obsahovat jednoduché obecné potvrzení zdravotní způsobilosti k letu bez jakéhokoli konkrétního zdravotního údaje; toto potvrzení bylo od verze v2 nahrazeno nemedicínskou povinností upozornit pilota na relevantní okolnosti (viz Zásady ochrany osobních údajů, část 4). Pokud Správce přesto do volitelného textového pole vloží citlivější informaci, odpovídá za zákonnost takového zpracování sám jako správce.

6. Zpracování jen na základě pokynů

Zpracovatel zpracovává osobní údaje výhradně na základě doložených pokynů Správce, kterými jsou zejména tato smlouva a funkce Pilotia, jak je Správce používá. Zpracovatel neužije údaje pro vlastní účely neslučitelné s tímto účelem.

7. Mlčenlivost

Zpracovatel zajistí, že osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje se zavázaly k mlčenlivosti nebo se na ně vztahuje zákonná povinnost mlčenlivosti.

8. Technická a organizační opatření

• řízení přístupu k datům na úrovni databáze (row-level security),
• oddělení rolí pilota a pasažéra,
• šifrovaný přenos dat,
• hesla uložená jako bezpečný otisk, nikdy v čitelné podobě,
• omezení přístupu k datům na nezbytné případy a osoby.

9. Subzpracovatelé

Správce uděluje obecné povolení k využití těchto subzpracovatelů, kteří se podílejí na provozu Pilotia a mohou přijít do styku s údaji pasažérů:

• Supabase — hostování databáze a autentizace,
• Vercel — hostování a provoz aplikace,
• Resend — odesílání transakčních e-mailů (např. přístupový odkaz k rezervaci).

Zpracovatel na tyto subzpracovatele smluvně přenáší odpovídající povinnosti ochrany údajů. O plánované změně subzpracovatele Zpracovatel Správce přiměřeným způsobem informuje (např. aktualizací tohoto dokumentu); Správce má právo proti takové změně vznést odůvodněnou námitku.

Platby za tarif Správce zpracovává externí poskytovatel platebních služeb — ten ale nezpracovává údaje pasažérů, jen platební a fakturační údaje Správce samotného, a proto není subzpracovatelem ve vztahu k údajům pasažérů podle této smlouvy.

10. Součinnost při výkonu práv subjektů údajů

Zpracovatel poskytne Správci přiměřenou technickou a organizační součinnost při vyřizování žádostí pasažérů o výkon jejich práv (přístup, oprava, výmaz, omezení, přenositelnost, námitka), zejména umožněním přístupu k příslušným datům v aplikaci nebo součinností na vyžádání přes support@pilotio.eu.

11. Narušení bezpečnosti údajů

Zpracovatel oznámí Správci bez zbytečného odkladu poté, co se dozví o narušení zabezpečení osobních údajů pasažérů zpracovávaných jeho jménem, a poskytne přiměřeně dostupné informace potřebné ke splnění oznamovacích povinností Správce.

12. Součinnost při plnění povinností GDPR

Zpracovatel poskytne Správci přiměřenou součinnost při plnění jeho povinností podle GDPR, zejména s ohledem na povahu zpracování a informace, které má Zpracovatel k dispozici (např. při posouzení vlivu na ochranu osobních údajů, je-li relevantní).

13. Vrácení a výmaz údajů

Po ukončení účtu Správce Zpracovatel podle volby Správce údaje pasažérů vymaže nebo mu je zpřístupní k vyžádání, s výjimkou rozsahu, ve kterém je Zpracovatel povinen údaje uchovat podle právních předpisů (např. účetních a daňových) — v takovém rozsahu se na uchovávané údaje nadále vztahují záruky podle této smlouvy.

14. Audit a součinnost při kontrole

Zpracovatel poskytne Správci informace přiměřeně nezbytné k doložení souladu s touto smlouvou a umožní a napomůže auditům, včetně inspekcí, prováděným Správcem nebo jím pověřeným auditorem, po přiměřeném předchozím oznámení a při zachování důvěrnosti. Pro běžné, opakující se ověření může Zpracovatel tuto povinnost splnit poskytnutím odpovídající dokumentace namísto auditu na místě; to však nevylučuje právo Správce požadovat skutečný audit nebo inspekci, existuje-li k tomu důvodná potřeba (např. podezření na porušení této smlouvy nebo požadavek dozorového úřadu) — dokumentace se v takovém případě sama o sobě nepovažuje za splnění této povinnosti.

15. Předávání mimo EU/EHP

Pokud některý ze subzpracovatelů zpracovává údaje mimo EU/EHP, opírá se předání o vhodné záruky podle GDPR, zejména standardní smluvní doložky Evropské komise, nebo o rozhodnutí o odpovídající ochraně.

Je-li Správcem pilot/firma se sídlem ve Švýcarsku, může se na zpracování vedle této smlouvy a GDPR vztahovat i švýcarský zákon o ochraně osobních údajů (FADP), který je samostatným právním režimem s vlastními požadavky — soulad s GDPR sám o sobě soulad s FADP nezaručuje a Zpracovatel samostatné posouzení souladu s FADP neprovedl. Správce se sídlem ve Švýcarsku, na kterého se FADP vztahuje, by měl jeho konkrétní požadavky posoudit sám nebo s právním poradcem; tato smlouva mu v tom nebrání ani jej nezbavuje jeho vlastních povinností podle FADP.

16. Přílohy (přehled)

Následující přílohy shrnují strukturovaně to, co je podrobně popsáno výše, ve formátu obvyklém u standardních smluvních doložek Evropské komise (rozhodnutí (EU) 2021/915) — nejde o samostatná ujednání nad rámec článků 1–15, jen o jejich přehlednou rekapitulaci.

Příloha A — Strany: Správce = pilot/firma identifikovaný/á údaji svého účtu Pilotio. Zpracovatel = provozovatel Pilotia (viz čl. 1).

Příloha B — Popis zpracování: předmět, doba, povaha a účel podle čl. 2–3; kategorie subjektů údajů podle čl. 4; kategorie osobních údajů podle čl. 5.

Příloha C — Technická a organizační opatření: podle čl. 8 (řízení přístupu, oddělení rolí, šifrovaný přenos, hesla jako bezpečný otisk, omezení přístupu).

Příloha D — Subzpracovatelé: aktuální seznam je veřejně dostupný na /subprocessors a je součástí této smlouvy formou odkazu; jeho aktualizace se řídí čl. 9.

17. Změny, verze a jazyk

Tuto smlouvu můžeme aktualizovat přiměřeným způsobem. Aktuální interní verze je v3.

Tato smlouva je vyhotovena v češtině a v angličtině. V případě rozporu mezi jazykovými verzemi je rozhodné české znění.