Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo Pilotio provozuje

Provozovatelem služby Pilotio je Michal Stuchlík, fyzická osoba podnikající (OSVČ), IČO 03868427, se sídlem Skřečoňská 1334, 735 53 Dolní Lutyně, Česká republika.

Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů: support@pilotio.eu.

2. Role: správce a zpracovatel

U údajů, které pasažér zadává kvůli konkrétní rezervaci u konkrétního pilota, je správcem vybraný pilot / firma a Pilotio je zpracovatelem, který data zpracovává podle pokynů pilota a smlouvy o zpracování.

U vlastních činností Pilotia (provoz účtů pilotů, předplatné, zabezpečení, rozvoj a provoz služby) je správcem Pilotio.

3. Údaje účtu pilota

Při registraci a provozu účtu pilota zpracováváme:

• přihlašovací e-mail a heslo (heslo v podobě bezpečného otisku),
• zobrazované jméno, přezdívku a veřejný rezervační kód,
• nepovinné údaje profilu (fotografie, medailonek, telefon, popis lokality, jazyk),
• přiřazený tarif a u placených tarifů (individuálních i Company) identifikátory předplatného u poskytovatele plateb,
• nepovinné přihlášení k mobilním upozorněním (push): technické identifikátory konkrétního zařízení/prohlížeče (tzv. push subscription — adresa koncového bodu a šifrovací klíče), které slouží jen k doručení technického oznámení přes push službu tvého prohlížeče nebo operačního systému; obsah oznámení (např. že máš novou rezervaci) tyto třetí strany nevidí, jen zajišťují jeho doručení na zařízení.

Právní základ: plnění smlouvy o užívání Pilotia; u nepovinných údajů (profil, mobilní upozornění) oprávněný zájem / souhlas podle toho, k čemu se konkrétní nepovinný údaj váže.

4. Údaje rezervace pasažéra

Pasažér si nezakládá účet. Při rezervaci zadává jméno a příjmení, e-mail, telefon, hmotnost a potvrzení požadovaných prohlášení. K rezervaci se dále váže vybraný pilot a nabídka, startoviště, termín letu, voucher a jeho platnost, stav rezervace a její historie.

Hmotnost je nutná pro volbu křídla a vybavení a pro bezpečné provedení letu.

Rezervační formulář se neptá na diagnózy, léky, zdravotní historii ani jiné podrobné zdravotní údaje a Pilotio není navrženo tak, aby takové údaje o pasažérovi sbíralo nebo vyžadovalo — do žádného pole v Pilotiu prosím nevkládej zdravotní údaje (diagnózy, léky, zdravotní historii). Místo toho pasažér při rezervaci potvrzuje, že před letem na případná zdravotní omezení nebo jiné relevantní okolnosti upozorní přímo pilota nebo instruktora.

Starší rezervace (vytvořené podle znění souhlasu platného do verze v1 potvrzení, viz consent_document_version uložené u rezervace) mohly obsahovat obecné potvrzení zdravotní způsobilosti k letu jako součást souhrnného souhlasu — šlo o jednoduché ano/ne potvrzení bez jakéhokoli konkrétního zdravotního údaje (diagnózy, léku apod.) a u historických rezervací zůstává zaznamenáno beze změny. Aktuální znění (od verze v2) toto potvrzení nahradilo výše popsanou nemedicínskou upozorňovací povinností.

Právní základ: plnění smlouvy s pilotem / firmou a oprávněné zájmy (evidence klientů, ochrana nároků, bezpečný provoz).

5. Provozní a bezpečnostní údaje

Pro bezpečný a spolehlivý provoz zpracováváme technické údaje: časová razítka, omezené protokoly proti zneužití a provozní logy infrastruktury.

IP adresu ukládáme u vybraných právních úkonů — vytvoření rezervace a potvrzení právních prohlášení pasažéra i pilota — jako omezený podpůrný důkaz, že k danému potvrzení skutečně došlo, a pro prevenci a šetření zneužití nebo podvodu a pro uplatnění, výkon nebo obhajobu právních nároků. Pro jiné účely (např. sledování chování) IP adresu neukládáme a její rozsah nerozšiřujeme nad tento účel.

Právní základ IP adresy u právních potvrzení: oprávněný zájem Pilotia na doložení odsouhlasení právních dokumentů a na ochraně služby a jejích uživatelů před zneužitím, případně plnění právních povinností. Doba uložení odpovídá kritériu uvedenému u potvrzení právních prohlášení v části 9 (Doba uložení) — IP adresa se uchovává společně s potvrzením, ke kterému se váže, a zaniká stejným způsobem.

Právní základ ostatních provozních a bezpečnostních údajů: oprávněné zájmy (ochrana služby a jejích uživatelů), případně plnění právních povinností.

6. Platby a předplatné

Placené tarify, individuální i Company (firemní, hrazený vlastníkem firmy nebo jím určeným správcem fakturace), zpracovává externí poskytovatel platebních služeb. Pilotio neukládá čísla platebních karet. U placeného tarifu zpracováváme identifikátory zákazníka a předplatného, stav předplatného (vč. zvolené periody obnovy a měny) a údaje potřebné k vystavení daňového dokladu.

Právní základ: plnění smlouvy a plnění právních povinností (účetní a daňové předpisy).

7. Příjemci a zpracovatelé

Osobní údaje mohou být zpřístupněny:

• vybranému pilotovi / firmě (u rezervací pasažéra),
• pasažérovi v rozsahu potřebném pro jeho rezervaci,
• poskytovatelům infrastruktury a služeb jako zpracovatelům: hostování aplikace, databáze a autentizace, úložiště souborů, odesílání transakčních e-mailů, zpracování plateb a — pokud sis zapnul/a mobilní upozornění — push službě tvého prohlížeče nebo operačního systému (např. Apple, Google nebo Mozilla), která doručuje jen technické oznámení, nikoli jeho obsah,
• orgánům veřejné moci, pokud to ukládá zákon.

Pokud nás kontaktuješ přímo (e-mailem na podpoře, formulářem „Nahlásit problém“), zpracováváme obsah této komunikace a tvůj kontakt za účelem vyřešení tvého dotazu nebo problému, po dobu nezbytnou k jeho vyřízení a přiměřenou dobu poté pro případ navazující komunikace; právním základem je oprávněný zájem na vyřízení podnětu, případně plnění smlouvy, pokud se dotaz týká tvého účtu či předplatného.

Údaje neprodáváme a nepředáváme je pro reklamní účely třetích stran. K zobrazení počasí volá Pilotio externí předpovědní službu jen na základě souřadnic startoviště, nikoli osobních údajů pasažéra.

8. Předávání mimo EU/EHP

Někteří poskytovatelé mohou zpracovávat údaje mimo EU/EHP. V takovém případě se předání opírá o vhodné záruky podle GDPR, zejména standardní smluvní doložky Evropské komise, případně o rozhodnutí o odpovídající ochraně.

Pro pilota se sídlem ve Švýcarsku se na zpracování jeho osobních údajů i údajů jeho pasažérů může vedle GDPR vztahovat i švýcarský zákon o ochraně osobních údajů (FADP), který je samostatným právním režimem s vlastními požadavky (např. na definici osobních údajů, na práva subjektů údajů nebo na přeshraniční předávání) — soulad s GDPR sám o sobě soulad s FADP nezaručuje a Pilotio samostatné posouzení souladu s FADP neprovedlo. Pilot se sídlem ve Švýcarsku, na kterého se FADP vztahuje, by si měl jeho konkrétní požadavky posoudit sám nebo s právním poradcem.

9. Doba uložení

Údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou k danému účelu, podle těchto kritérií:

• účet pilota a jeho profil: po dobu trvání účtu; po jeho zrušení jen po přiměřenou dobu nutnou k dokončení souvisejících procesů (např. doběhnutí předplatného), pokud si pilot výmaz nevyžádá dříve,
• údaje rezervace pasažéra a klientská evidence pilota: po dobu, kterou jako správce určí pilot s ohledem na ochranu svých právních nároků a svou zákonnou dobu uchovávání — Pilotio o délce samo nerozhoduje, pilot je může kdykoli požádat o výmaz v rozsahu, ve kterém k tomu má jako správce oprávnění,
• voucher: do konce jeho platnosti a přiměřenou dobu poté kvůli případné reklamaci,
• potvrzení právních prohlášení (pasažéra i pilota), včetně IP adresy uložené k danému potvrzení (viz část 5), sloužící jako důkaz o odsouhlasení: po dobu, po kterou může být takový důkaz potřeba, tj. zpravidla po dobu trvání související rezervace/účtu a přiměřenou dobu poté odpovídající obvyklým promlčecím lhůtám podle rozhodného práva — konkrétní počet let zde neuvádíme, protože se liší podle práva rozhodného pro daný vztah,
• doklady k platbám za předplatné pilota: po dobu stanovenou účetními a daňovými předpisy, kterým Pilotio jako provozovatel se sídlem v České republice podléhá,
• bezpečnostní a provozní logy infrastruktury: krátkodobě, v rozsahu potřebném pro provoz a ochranu služby.

Retenční kritéria pro údaje, u kterých je správcem pilot (nikoli Pilotio), stanovuje pilot v souladu se svými vlastními zákonnými povinnostmi — Pilotio jako zpracovatel jeho pokyny respektuje a údaje smaže nebo vrátí podle Zpracovatelské smlouvy (DPA).

10. Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Kde je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat s účinky do budoucna.

U údajů rezervace pasažéra je prvním kontaktem pilot / firma jako správce. U údajů účtu pilota a provozních údajů služby uplatněte právo přímo u Pilotia na support@pilotio.eu.

11. Je poskytnutí údajů povinné?

Údaje nutné k založení a provozu účtu pilota (přihlašovací e-mail, heslo, zobrazované jméno) a údaje nutné k vytvoření rezervace pasažérem (jméno, e-mail, telefon, hmotnost, potvrzení prohlášení) jsou nezbytné ke splnění smlouvy o užívání Pilotia, resp. ke sjednání rezervace letu. Bez těchto údajů nelze účet ani rezervaci vytvořit. Ostatní údaje (např. nepovinné údaje profilu pilota) jsou dobrovolné a jejich neposkytnutí funkčnost účtu ani rezervace neomezí, jen sníží rozsah informací dostupných druhé straně.

12. Dozorový úřad

Pokud se domníváte, že zpracování vašich údajů je v rozporu s předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu — obvykle v zemi svého obvyklého bydliště, místa výkonu práce nebo místa, kde k údajnému porušení došlo.

Ve věcech, kde je správcem Pilotio (účet pilota, provozní a bezpečnostní údaje), je příslušným úřadem v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

Ve věcech, kde je správcem pilot / firma (údaje tvé rezervace), se stížnost týká primárně dozorového úřadu příslušného podle sídla nebo činnosti tohoto správce, který nemusí být v České republice.

13. Zabezpečení

Používáme technická a organizační opatření přiměřená rizikům: řízení přístupu k datům na úrovni databáze, oddělení rolí pilota a pasažéra, šifrovaný přenos, uložení hesel v podobě bezpečného otisku a omezení přístupu k datům jen na nezbytné případy.

14. Změny a verze dokumentu

Tyto zásady můžeme aktualizovat. Podstatné změny oznámíme přiměřeným způsobem — pilota nebo pasažéra, jehož se změna dotýká, můžeme požádat o nové potvrzení seznámení se s aktuálním zněním. U dokumentu je vždy uvedeno datum poslední aktualizace a interní identifikátor verze (aktuálně v3), který se eviduje u každého potvrzení jako důkaz, které znění bylo odsouhlaseno.